اسناد شخصی و مهم خود را به صورت دیجیتال بایگانی کنید .
طبق پیشنهاد های متخصصین در زمینه ی آمادگی های لازم در موارد اضطراری ، بایگانی کردن اسناد مهم و رسمی برای خروج و تخلیه های اضطراری در زمان رخداد حوادث طبیعی بسیار لازم و ضروری میباشد .
به طور مشخص امن ترین مکان برای بایگانی این نوع مدارک و اسناد در گاو صندوق میباشد ، ولی با توجه به اینکه حادثه هرگز خبر نمیکند و اینکه شاید در زمان بازگشت به خانه یا رفتن به محل کار شاهد از بین رفته شدن تمام اسناد و مدارک خود باشید.
خیلی ها بر این باورند که دیجیتالی کردن اسناد و مدارک مهم به منظور شروع مجدد جهت بازسازی در مواقع رخداد حوادث کار بسیار با ارزش میباشد که در این جا به برخی از کارها و عملیاتی که در زمینه حفظ این اسناد میتوان انجام داد را پیشنهاد میکنیم ؛
اسناد و مدارک مهم ؛
قبل از هر چیزی باید مشخص شود که کدام یک از اسناد و مدارک مهم تلقی میشوند . در اینجا لیست کوتاهی از اسناد مهم آورده شده که با از بین رفتن آنها در زمان رخداد حوادث ناگوار میتوان به عنوان اسناد پشتیان از آنها استفاده نمود ؛
اسنا تولد
سند ازدواج و طلاق
کارت ملی
گواهی نامه رانندگی
گذرنامه
سند بیمه ( خودرو ، خانه ، …. )
سند واکسیناسیون
شماره حساب بانکی
فهرست اموال
انواع نسخه ها ( پزشکی ، عدد چشم عینک ، شماره تلفن )
سند مالکیت
سند خودرو
وصیت نامه
کارت های عابر بانک
اگر شما صاحب کسب و کاری میباشید ، پس به احتمال زیاد مدارک و اسناد مهمی را دارا هستید و بخواهید که آن ها را نیز شامل مدارک اسکن شده ی خود داشته باشید ، از جمله : اسناد همکاری ، اسناد شراکت ، اسناد حسابداری و مالی ، اسناد بیمه ، لیست و مدارک مشترکین . هنگامی که برای اسکن کرئن اسناد یا مدارک و یا اسکن نکردن آنها تصمیم میگیرید ، این دو سئوال را از خود بپرسید ؛
1-آیا این اسناد قابل تعویض هستند ؟
2-چه چیزی بر سر کسب و کار ما در نبود این اسناد پیش می آید ؟
گاهی مواقع شاید از خود بپرسید که : اما اسکن یا کپی گرفتن از اسنادی مانند تولد یا گذرنامه به عنوان مدارک اصل تلقی نمیشوند ولی با وجود درست بودن جمله ی گفته شده ، امکان تعویض یا جایگزینی مدارک اصلی با استفاده از مدارک اسکن یا کپی شده بسیار آسان تر میباشد .
و همچنین بخصوص بعد از رخداد حوادث و فجایع طبیعی امکان پذیرش مدارک کپی یا اسکن شده توسط مراکز و سازمان های دولتی و سازمان های امور مالی به عنوان جایگزینی برای آن ها بهتر و آسان تر پذیرفته میشود .
کپی و اسکن شده ی شما جایگزینی برای مدارک اصلی تلقی نمیشود ، بلکه از آن ها میتوان به عنوان المثنی تا زمان جایگزینی آن ها با مدارک اصلی استفاده نمود .
چکونه اسناد و مدارک خود را اسکن کنیم ؟
چه از دستگاه های اسکن مخصوص اسکنر و یا دستگاه های کپی چند کاره که قابلیت اسکن کردن را دارند ، مهم ترین حکم در اسکن کردن مدارک و اسناد خود ، به دست آمدن عکس اسکن شده با کیفیت بالا و مطلوب برای پرینت گرفتن آن در زمان مناسب برای مصارف گوناگون میباشد .
در اینجا به چند نکته در مورد گرفتن اسکن اشاره میکنیم ؛
_ اگر مدارک شما رنگی میباشند ، از آن ها اسکن رنگی بگیرید . ولی اگر مدارک شما به صورت سیاه و سفید باشند آنها را سیاه سفید اسکن کنید زیرا مدارکی که سیاه سفید هستند با اسکن سیاه و سفید آنها نتیجه ی کار بسیار شفاف تر و حجم فایل های به دست آمده فضای کمتری را روی سیستم عامل شما اشغال میکند .
_ حداقل وضوح تصویری را که برای اسکن کردن انتخاب می کنید بهتر است کمتر از dpi300 نباشد تا کیفیت مطلوب حاصل شود .
_ فایل های خود را در صورت امکان به صورت PDF اسکن کنید . فایل های PDF توسط هر دستگاه نرم افزاری قابل رویت و پرینت گرفتن میباشند . اگر نمیتوانید بر روی PDF اسکن بگیرید میتوانید آنها را با پسوند TIFF ذخیره کنید . از اسکن فایل ها با پسوند JPEG خوداری فرمائید .
فایل های خود را بهتر است تا حد امکان توسط رایانه و یا دستگاه شخصی خود اسکن کنید . زیرا فایل های اسکن شده تا مدت طولانی حتی بهد از پاک کردن آنها روی هارد دستگاه باقی می مانند ، همچنین خیلی از اسکنرهای دستگاه های کپی دارای هارد حافظه ی داخلی میباشند که عکس های اسکن شده د آنجا ذخیره میشود .
فایل های خود را در کجا ذخیره کنیم ؟
پس از اینکه اسناد شخصی مهم خود را انتخاب و اسکن کردید ، با توجه به اینکه کجا و چگونه فایل های خود را ذخیره میکنید ، چند گزینه برای انتخاب خواهید داشت .
1 – ذخیره ی فایل های خود بر روی درایو فالش
اگر شما همانند خیلی ها فلش خود را بر روی سوئیچ ها یا جای کلیدی با خود حمل میکنید ، شاید ترجیح دهید که فایل های ضروری و شخصی خود را بر روی آن ذخیره کنید . مهم ترین مسئله ی نگرانی شما با استفاده از این روش ، امنیت اسناد ذخیره شده در فلش میباشد . بنابراین به سبب وجود اسناد مهم ، باید در حفظ نگهداری فلش درایو خود کوشا باشیم .
اگر از این روش استفاده میکنید ، قبل از کپی فایل ها در فلش مطمئن شوید که فایل ها رمز گذاری شده اند . برای رمزگذاری نرم افزارهای مختلفی وجود دارد ( encryption tools ) از هرنرم افزاری که استفاده میکنید حتما رمز خود را به خاطر بسپارید .
اگر احساس میکنید که قادر به ذخیره ی فایل های خود از طریق رمز گذاری نیستید میتوانید از فلش درایوهایی استفاده کنید که دارای بخش سخت افزاری برای رمزگذاری میباشد .
2 – فایل های خود را در سرویس cloud نگهداری کنید .
سیستم های ذخیره سازی وجود دارند که با استفاده از آنها میتوانید به صورت مجازی از طریق هر دستگاه کامپیوتری به فایل های خود دسترسی داشته باشید . تعدادی از سرویس های معروف موجود cloud به شرح زیر میباشند :
Google Drive
Drop Box
One Drive
Amozon Cloud Drive
برنامه های گفته شده در بالا فضای مناسبی را با ظرفیت چند گیگابایت در اختیار می گذارند که فضای مناسبی برای ذخیره سازی فایل های ضروری بدون هیچ هزینه ایی میباشند .
درصد هک شدن سرویس های ذخیره سازی cloud نسبت به فلش درایوها بشتر میباشد . بنابراین بهتر است که قبل از اینکه عملیات ذخیره سازی را شروع کنیم فایل ها را به صورت encrypt یا رمزگذاری شده تبدیل کرده باشیم .
3 – فایل های خود را در سرویس cloud به صورت رمزگذاری شده ( encrypted ) ذخیره کنید .
با استفاده از سرویس های cloud که دارای قابلیت رمز گذاری هستند میتوانید حداکثر امنیت را برای اسناد و مدارک خود فراهم کنید . سرویس هایی مثل spideroak ، Wuala ، Tresorit فایل های شما را قبل از ذخیره کردن رمزگذاری میکنند . این روش به کاهش به خطر افتادن فایل ها کمک میکند چون فایل ها حتی قبل از انتقال رمزگذاری شده اند .
و اما آخرین نکته در مورد امنیت
راز داشتن امنیت بالا برای اسناد رمزگذاری شده ، برای دستگاه رمزگذاری شده و یا برای سرویس cloud ، داشتن یک پسورد قوی میباشد که بدون نوشتن آن در مکانی بتوانید به خاطر بسپارید .
